前言

各位朋友，大家好！我是清水拂心，今天老秘网公文课堂由我与大家一起文字交流《让写材料变得“轻松”起来（二）》。

在这个系列课（一）里，我重点讲了“为什么写材料不轻松”。一起回顾下。主要从写材料的历程、情形、场合三个维度，分析了写材料“不轻松”的原因。

从历程来看，主要是入门、从登堂转向入室这2个环节不轻松。

从情形来看，主要是7种情形，分别是缺乏好的思路框架；对所写的公文内容不熟；思想站位不高、境界格局不高；不善于概括提炼，缺乏好的标题和观点；语言干瘪，词汇量少，表意不准；缺乏案例或数据，材料不生动不实在；被已有文稿、范文模版“牵着走”。

从场合来看，主要有3种场合让写材料变得不轻松，分别是文稿最终使用者的要求极高；文稿使用的场合比较复杂；文稿的写作环境不优或写作流程不完善。

在上一课程的结尾，我讲到了“六步工作法”，即列出写作原则清单—列出可借鉴资料清单—列出写作提纲—逐步剖析形成初稿—列出修改清单全面修改—检查低级错误形成定稿。“六步工作法”应该是让写材料变得轻松起来的路径、方法，后面的课程还会讲到养成良好写作习惯、保持良好写作心态等其它让写材料变得轻松的技巧。

个人认为，这“六步工作法”有较强的操作性，对于规范公文写作、提高写作质量，有一定的借鉴意义。所以，在这一节课里，我将采取举例剖析的方法，继续讲解、系统讲解“六步工作法”，力求把这个公文写作方法讲透彻、讲清晰、讲到位，以期达到启发大家、帮助大家的目的。

闲话少叙，切入正题。今天的课程主要讲三个方面的内容：

一是“六步工作法”的概念及作用（什么是“六步工作法”，为什么要实行“六步工作法”？）

二是“六步工作法”的具体环节要求（如何操作“六步工作法”？）

三是实行“六步工作法”的相关补充说明（实行“六步工作法”需要注意什么问题？）

下面，依次进行。
一、“六步工作法”的概念及作用（什么是“六步工作法”，为什么要实行“六步工作法”？）
什么是“六步工作法”？简单地说，就是把公文写作的过程，分解为清晰可辨、可操作、可检验的六个环节或步骤，即列出写作原则清单—列出可借鉴资料清单—列出写作提纲—逐步剖析形成初稿—列出修改清单全面修改—检查低级错误形成定稿。概括地说，就是运用系统化、全程化、精细化、清单化的理念，把每一篇公文的写作，分解为六个可量化、易操作的基本步骤，着力优化写作流程、完善写作链条，通过过程把控实现质量把关。
为什么要实行“六步工作法”或“六步工作法”有什么优点？
一是从反向来看，可以克服公文写作中方向偏位、内容空洞、层次零乱、错误频现等问题。比如，第一步“列出写作原则清单”，就是在提醒你要从大局全局着眼、从领导意图着手，自然偏不了向。还比如，第二步“列出可借鉴资料清单”，就是在提醒你搜集政策依据、素材资料，内容自然空不了。还比如，第三步“列出写作提纲”和第四步“逐步剖析形成初稿”，就是在促使你严谨、严实地思考，层次自然乱不了。还比如，第五步“列出修改清单全面修改”和第六步“检查低级错误形成定稿”，就是在促使你检查修改各个方面的错误包括低级错误。总而言之，“六步工作法”在公文写作中起着把向、促实、纠错等功能。
二是从正向看，新手用起来，易于操作和驾驭，便于掌握写作规律、形成良好的写作习惯和思维习惯；老手用起来，有利于更快速、更有序、更高效地完成公文写作任务，让每一篇文稿都保持稳重、老练。总之，“六步工作法”对于个人独立起草文稿来说，是一种比较稳妥、稳慎、稳重的方法和技巧。此外，若老手按此“六步工作法”，对新手进行传帮带，也会起到事半功倍的效果。各位秘友们，如果你们有正在培养写作新人或接班人的任务，不妨一试。

二、“六步工作法”的具体环节要求（如何操作“六步工作法”？）
“六步工作法”的具体流程如下。
第一步：列出写作原则清单。原则是管方向、管全局的。原则正确，则大方向不会偏，公文的主题主旨、框架结构等就不会偏，公文内容阐述、语言表述的尺度就不会片偏，就能保证文稿的总体质量。
如何确定公文写作原则？
有两条依据，一是领导意图；二是公文规律，包括公文内容的内在规律、公文文种的写作规律。如果领导没有交待写作意图，那就按照公文规律来确定写作原则。即便领导交待意图，也必然遵循公文规律。凡是符合规律的文稿，必然是能过关、高质量的文稿。总之一点，要把握和遵循规律，列出写作原则。
【个人感悟：公文写作，无非是完善领导意图，所以平常要注重琢磨领导的关注点、思考点，注意听领导的弦外之音，站在规律把握的角度进行补充完善，即是贯彻领导意图的好文稿。】
一般来说，公务写作原则有以下四个方面：
一是公文层次。有递进关系、并列关系、分合关系、辩证关系（在后面会详细讲解）；突出重点、详略得当；等等。
二是公文特征。有针对性；可操作性；时代感（凸显最新精神和部署要求）；现场感；角色感（符合角色定位）。
三是内容阐述。有内容阐述的重点（如突出问题导向，从问题切入或重点谈问题；突出特色亮点；突出工作重点）；内容阐述的顺序（什么内容先讲什么内容后讲；不同内容的处理）；内容阐述的尺度（是深挖细剖还是点到即止，是用粗线条还是用细线条）；内容阐述的方式（是用“措施+成效”还是“认识+措施+成效”或者其他）等等。
四是语言表述。有宏观、中观、微观；虚写、实写、虚实结合；干净、凝练、朴实、有力；等等。
依照这四个方面拟制写作原则，就能把握公文写作的大体方向了。确定写作原则，列出写作原则清单，既是第一步，也是最重要的一步，决定着文稿质量的高低、文章立意的高下。
下面，以起草新一年的《工作要点》为例进行剖析。
公文层次方面，要先总后分，首段撰写总体要求，后面再分写各个工作板块的要点；每一个段落里，一般也是先总说大的原则、目标、路径等，再逐条分说小的措施。比如，某一段落标题是“加强对干部人事制度改革的宏观指导”，第一句是“认真贯彻中央要求，坚持以科学态度推进改革，确保改革正确方向。”后面再紧跟着阐述具体宏观指导的事项。还比如，段落里的某句话，涵盖两个方面措施要求，也是先说大的、后说小的，例如“进一步完善区域人才工作政策体系，创新‘博士服务团’和‘西部之光’访问学者选派工作”“加强党员动态管理，加快全国党员信息库建设”，等等。
公文特征方面，要凸显可操作性、时代感、角色感（符合所处层级的职责定位）等。可操作性、时代感都好理解，这里举例说明“角色感”。要点，是某个团体某个部门的工作要点，所有措施必须符合这个团体或部门的职责定位。比如，某部门要点里有一句“会同有关部门组织开展党的群众路线教育实践活动”，用了“会同有关部门”二字，就把准了该部门在群众路线教育实践活动工作中的职责定位。另外，对于非本部门或非本级直接抓的工作，还要注重使用“加强对XXX的宏观指导”“督促推动”“指导召开”等词语，切忌在要点中“揽了别人的事”。
内容阐述方面，主要是要突出工作重点、兼顾各个方面。所谓“突出工作重点”，就是本年度要抓的重点要求、重点事项必须凸显出来，或置于标题中，或置于段落内容的开头部分，或加大篇幅。总之一点，把这个要点与历年的要点摆在一起，不看年份字样，一眼就知道是今年而非往年的。所谓“兼顾各个方面”，也就是要点要涵盖所有内设部门、科室的工作，各个版块的工作都不能缺，一些不重要的工作可以一笔带过，如“要统筹做好……等工作”。可以“一笔带过”，但这“一笔”不能少。
语言表述方面，总体要求是微观、精炼、干净，以实写为主，虚实结合。具体要求是多采取以动宾结构为主的句式，具体细致地阐述措施，如“开展某个活动”“探索建立某项机制”“加强某项工作”“召开某个会议”等。以阐述措施为主，适当地辅之以“措施+成效”“原则性要求+措施+成效”等方式。
A.要点语言一般多使用“落实、贯彻、执行”“加强、加大、强化、深化、优化、改进、改善”“建立、创建、办好、健全、完善、巩固”“推进、推动、提高”“做好、抓好、抓实、抓紧”“开展、组织、召开、举办”“研究制定、研究出台、研究起草、研究探索，研究提出”“坚决查处、严格执行”“总结、实施、分析、运用、了解掌握、调动、弘扬、完成”等词语。
B.根据措施不同，“动宾”的动词前要加一些状语如“继续”“进一步”“认真”“严格”“加快”“扎实”“充分”“及时”“突出”“重点”“不断”“精心”“稳妥”“有序”“深入”“集中精力”“积极”“切实”“大力”“带头”科学”“合理”“全面”“综合”“统筹”“分批”“分层”“分类”“善始善终”“会同有关部门”“按照中央要求”“按照《……》”“抓住换届有利契机”“在领导干部中”等。
C.关于“措施+成效”“原则性要求+措施+成效”等方式的句子，一般很少，而且多用在段落之首的总领句里。这类句子例如“完善组工干部选拔任用机制和交流制度，努力激发组工干部队伍活力”“坚持严格要求与关心爱护相结合，推动和谐机关建设”“坚持民主、公开、竞争、择优方针，充分运用干部人事制度改革的成功做法和成熟经验，着力提高选人用人质量和公信度”等。
D.工作要点，是新一年工作的部署。一般来说，有些去年的工作要继续抓，有些以往的工作经验要总结，有些工作要“试点先行”，有些工作要“分阶段开展”，有些工作是“抓好贯彻落实”等等。所以从这个角度来看，可用“ 年初开展……；七一前后，做好……；年底开展…… ”“抓好……的落实”“选择部分地方办好……试点”“深入总结推广某地经验”等等。
第二步：列出可借鉴资料清单。比如，我们撰写某个材料，需要哪些相关的法律法规作依据，需要哪些方面的数据、事例来佐证文中观点，需要哪些领导的讲话或讲话范文来启发思路、借鉴思路，等等。这个环节，可以想充分一些，把要备的素材、资料备齐全些，写的时候就会轻松很多。否则，靠自己一个字一个字地想、想当然地想，不仅质量不高，而且还可能出现参考依据方面的低级错误。
一般来说，可借鉴资料有以下五个方面：
一是大政方针、政策依据类。即与公文内容相关的法律法规、政策文件。
二是领导讲话、上级精神类。即与公文内容相关的上级领导讲话、会议精神，特别是习近平重要讲话精神。习近平总书记对治国理政各个方面都有指示批示、明确要求，包括战略要求、原则要求、任务要求、方法要求等等。我们不论写什么内容的公文，先把习近平总书记的相关论述找出来看一看，就能把准大的方向和基本内容了，而且在写作中适当地引用习近平总书记的讲话，也能提高公文的深度和高度。这里的会议精神，主要是最新最近会议上的领导讲话或上级领导最新最近的，多搜集这些会议领导讲话，将会让写作无比“轻松”起来。
三是数据事例、正反案例类。即与公文内容有关的数据、事例、正面案例（先进经验做法）、反面案例等素材资料。其中，数据事例包括本级或基层的，正反案例包含本地或外地的。
四是往年的、近期的、外地的文稿类。从往年的相同文稿中，找思路、找基础、找模版（工作都是有连续性、规律性的，从往年文稿中往往能迅速启发思路、准确谋篇布局）；从近期的文稿中，琢磨领导的思考点、关注点、兴奋点（领导的思维具有一贯性，把握领导最近的思维思想，就能更准确地领会领导意图）；从外地的文稿中，启发思路、借鉴框架，进行集成创新（可搜集多个地方的同类文稿，进行融合创新，写出来的就是集众家之长的高质量文稿）。
五是各个文种的范文类。平常注意多收集精彩领导讲话的范文、优秀调研报告的范文、高质量考察材料的范文等，在实际公文写作中，可拿出来学习借鉴。所谓“对标看齐”“见贤思齐”，慢慢地也能写出堪称范文的文稿了。
下面，还是以起草新一年的《工作要点》为例进行剖析。
起草之前，至少要准备以下几种素材资料：
1.上级部门的工作要点和上级领导的工作部署讲话。这是前提条件，也是必要条件。上级一些重要的工作部署，必须在本级要点中有所反映，以体现贯彻上级决策部署的坚定性，以体现“四个意识”。
2.本部门所属各科室的要点或思路打算。要点的最终执行者，还是各科室。在起草工作要点过程中，必须吸收各科室的思路打算。一般来说，要点的形成，往往要多番征求意见，以期达成统一的意见。
3.分管领导对分管工作的思考和打算。一般来说，分管领导的思考与分管科室的思路，是一致的。但有时，科长是科长的思路，分管领导是分管领导的思路，出现这种情况，就需要统一起来，形成一致思路。
4.单位主要领导的思考和打算。这决定着工作要点的最终走向。一般来说，单位主要领导关于新一年工作的思考和打算，会通过年底的务虚会、碰头会等会议来体现、透露，也就是所谓的“提前定调”。
5.往年的工作要点和外地的工作要点。往年工作要点中，有些没完成的或需要持续抓、大力抓的，就移入新一年的工作要点。外地工作要点中，若有好的思路、好的措施、好的载体等，也可吸收进自己的工作要点中。
6.关于新一年工作思路调研的相关材料。一般来说，各部门会就谋划新一年工作思路，展开调研活动，了解基层做法，听取基层意见。基层值得总结推广的经验做法、好的意见建议，都可纳入工作要点中。
我相信，若把这6个方面的素材资料找齐了，起草工作要点应该会“轻松”起来。
第三步：列出写作提纲。先列提纲后写初稿，已基本成为公文写作者的思想共识和写作习惯。提纲的质量，直接决定稿子的质量。提纲列得成熟、严密，写出的初稿基本不会有大的变动；提纲列得仓促、肤浅，写出的初稿很可能没什么用，费事费力。所以，我一直认为，要花足够的时间去列提纲、讨论提纲、修改提纲，这个“足够的时间”，甚至占得上文稿写作的一半以上时间。所谓“磨刀不误砍柴工”，如果实际写作文稿是砍柴，那么列提纲就是“磨刀”了，其重要性可见一斑。
如何列好写作提纲，固然要经过深思熟虑、反复雕琢，但是如何做到“深思熟虑”，也是有迹可循、有技巧可学的。
首先，列提纲的依据，就是前面的两个步骤，即在把握领导意图、文稿内容规律、文种规律和参考相关政策、数据、资料的基础上，列提纲，而不是空穴来风。
其次，关于所列提纲的层次，一般根据具体文稿而定，不过建议最好列到三级标题甚至更细，因为提纲列得越细，思考就会越全面、越深入，越能检视整个提纲是否可行。
最后，关于列提纲的思维方法。列提纲，说白了，就是谋篇布局、设计结构、搭建框架、摆布层次的过程。在谋篇布局上，有其具体、科学的思维方式或思维方法。我在以前的课程中，有过相关的技巧解读。这里，我整理以前的资料、结合最新的思考，认为列提纲的思维方法主要有以下四种：
一是递进思维分析法。也叫逻辑起点思维分析法或发散思维分析法，从逻辑起点（最基本的逻辑规律）出发，运用发散思维、递进思维，对公文主题，按规律进行横向或纵向，点上或面上，前后、上下、左右或内外，宏观、中观到微观等多角度多方位多层次地分析。如“为什么—是什么—怎么办”“动因—措施—成效”“思想认识—措施任务—组织领导”“武装头脑—指导实践—推动工作”“把方向—补短板—创特色—提水平”“一是在打牢‘学’的基础上实现常态化制度化。二是在推进‘做’这个关键上实现常态化制度化。三是在发挥党支部主体作用上实现常态化制度化。四是在抓住‘关键少数上实现常态化制度化。”等。
二是并列思维分析法。也叫要素、维度、层级、类别思维分析法。即从要素、维度、层级、类别等并行的几个层面出发，运用并列思维，设计相并列的几个要素、几个维度、几个层级或几个类别，进行平行阐述。任何一个主题或事物，都有其要素、维度，都涉及各个层级、类别。从要素、维度、层级、类别来把握和分析主题，就做到了系统全面、精准严实。
要素、维度、层级、类别思维分析法，重在分析并列的几个要素、几个维度、几个层级或几个类别。如“担重—担难—担责”“一是争做良好家风的传承者。二是树立清廉平安的幸福观。三是常念提神醒脑的清廉经。四是当好拒腐防变的守门员。”“一是以战略思维统揽全局。二是以历史思维承前启后。三是以辩证思维转化矛盾。四是以创新思维引领发展。五是以底线思维掌握主动”等。
三是分合思维分析法。也叫分总思维分析法。所谓“合”，就是“总”。分合思维分析法，即从分与总的关系角度，来设计框架、列出提纲，一般有先总后分、先分后总、总分总等类型。个人认为，分合思维，兼具递进思维和并列思维，是两者的结合体。其中，由总到分到总、由总到分、由分到总等过程，遵循的是递进思维；每个“分”里，又包含多个并列的要素、维度、层级、类别，遵循的是并列思维。如“一是治国必先治党。二是治党旨在治国。三是更好实现治党与治国有机统一。”
四是辩证思维分析法。也叫矛盾思维分析法。所谓辩证，即对立统一，一般指两者之间的正反关系。这里，注意把并列思维与辩证思维区分开，并列思维，指相近的多个要素、维度、层级、类别之间的关系，一般在3个以上；而辩证思维，一边指互为正反、对立统一的2个要素之间的关系。如“一是要处理好继承与创新的关系；二是要处理好地位与作为的关系；三是要处理好上情与下情的关系；四是要处理好分内与分外的关系。”“一是要处理好“守旧”与“立新”的关系；二是要处理好“谋子”与“谋势”的关系；三是要处理好“求进”与“求稳”的关系；四是要处理好“善始”与“善终”的关系。”“一是用党性塑造个性；二是以大我定位小我；三是靠实干反映实效”。
我相信，只要我们熟练、灵活地运用递进、并列、分合、辩证这四种思维分析法，列提纲、搭框架、摆层次也会无比“轻松”起来。只是，这里要考验公文写作者的思维能力、理论功底。思维层次到位了，列提纲就会“轻松”多了。
提纲列好后，最后对提纲的逻辑性、实用性、合理性、新颖性、是否符合领导口味、是否可展开等，进行充分地自我检视、自我否定、自我修改、自我完善，努力形成一个最合适最精准的提纲。
下面，以起草理论学习中心组发言为例进行剖析。
如果理论学习中心组学习的主题是传达学习党的十八届六中全会精神、传达学习党的十九大精神、学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想；或者是全面从严治党、旗帜鲜明讲政治等。从上述四种思维分析法着手，我们可以有以下几种框架思路。
运用递进思维分析法，有以下框架思路，“一是用党的十九大精神武装头脑；二是用党的十九大精神指导实践；三是用党的十九大精神推动工作。”“一是学习跟进，领会实质；二是认识跟进，对标看齐；三是行动跟进，坚定执行、忠实捍卫。”“学—思—践—悟”“怎么看—怎么学—怎么干”“深入系统学习、全面准确领会精神实质—联系思想实际、改造主观世界—联系岗位职责、指导推动工作”等。
运用并列思维分析法，有以下框架思路，“一是保持跟进姿态，做新思想的忠实者；二是融入工作实践，做新思想的践行者；三是履行示范职责，做新思想的引领者。”“一是对接新时代（新方位）；二是对接新思想；三是对接新部署（新使命、新举措）”“一是转化为坚决维护习近平总书记在党中央和全党核心地位的政治自觉；二是转化为改造主观世界、坚定理想信念宗旨、锤炼坚强党性的思想自觉；三是转化为指导实践、推动工作、改造客观世界的行动自。”等。
假设党委中心组学习发言，分析发言者的身份、角色，就可找出几个并列的要素、维度，比如，1.作为党员干部，应该怎么学习贯彻（凸显个人层面的学习贯彻）；2.作为某部门一把手，本部门工作应该怎么学习贯彻（凸显岗位工作层面的学习贯彻）；3.作为党委委员，应该怎么学习贯彻（凸显作为领导干部层面的示范学习贯彻）。
假设中心组学习的主题是“关键少数”。围绕“关键少数”，可找出组织、个人、部门等角度或维度。比如，一是推进全面从严治党必须抓住“关键少数”。二是“关键少数”要以上率下、当好表率。三是切实选好用好管好“关键少数”。其中，第一点是从党委（党组）或者说党组织角度来说的；第二点是从领导干部个人角度来说的；第三点是从组织部门角度来说的。
运用分合思维分析法，有以下框架思路，“一是抓发展必须抓党建，抓党建是“坚持发展是第一要务”的必然要求。二是抓党建离不开抓发展，抓发展是“把抓好党建作为最大的政绩”的题中应有之义。三是努力把抓党建和抓发展有机结合，真正做到聚精会神抓党建、一心一意谋发展。”【其中，第一点、第二点是分，第三点是合】等。
运用辩证思维分析法，有以下框架思路，“一是旗帜鲜明讲政治同坚持全面从严治党、把反不廉洁斗争进行到底的关系；二是旗帜鲜明讲政治同我们党强调要牢固树立的“四个意识”的关系；三是旗帜鲜明讲政治同严守党的政治纪律、政治规矩的关系；四是旗帜鲜明讲政治同增强党内政治生活政治性、时代性、原则性、战斗性的关系；五是旗帜鲜明讲政治同加强党内政治生活、政治文化、政治生态建设的关系。六是旗帜鲜明讲政治同强调党必须勇于自我革命的关系。”“一是是正确处理党内监督与党外监督的关系。二是正确处理党内监督中广义监督与狭义监督的关系。三是正确处理自上而下监督与自下而上监督的关系。”等。
第四步：逐步剖析形成初稿。我曾经在以前的课程里讲过一个例子，那就是写材料的过程就是抽丝剥茧的过程，就好比剥桔子，找准一个点，然后一层层地往下剥，逐步往下剖析，确保每一步都符合逻辑、讲究层次，最终形成的文稿也就层次清晰、有条不紊。
有了前面三个步骤打下的坚实基础，撰写初稿应该并非难题。最起码，有话可说，有事例、数据可用，而且有清晰的层次、结构，只需阐述清楚、透彻即可。但是，我要提醒的是，在撰写初稿这一环节，最容易犯的毛病就是陷入写作惯性、陷入局部思维。两个“陷入”，是撰写初稿之大忌。
所谓“陷入写作惯性”，就是写着写着，就按平常惯用的表达方式来撰写，忽视了文稿的文种要求，比如，习惯了理论文章的那种书面表达方式，在起草领导讲话中也会下意识地运用这种书面表达方式，结果弄得写成的领导讲话根本“讲不出口”。
所谓“陷入局部思维”，就是写到某一部分内容的时候，很容易就事论事，缺乏全局考虑、统筹布局，导致有的内容相互重复、混淆，层次上“你中有我、我中有你”“相互混淆”。
在撰写初稿这个环节，关键就是要告诫自己，不要犯“两个陷入”的毛病。那么，如何防止和避免“两个陷入”呢？也是有技巧和方法的。
关于如何避免“陷入写作惯性”，要注意研究和把握不同文种的表达方式，甚至列出表达方式的清单来提醒自己，真正做到“到什么山唱什么歌”。比如，领导讲话稿的表达方式，个人认为，关键是要把握“四句话”要求或者“五多”原则。“四句话”要求，即写出自己的话（即便是别人的观点，也要用自己的话来概括表达出来）；写出“讲得出口”的话（多运用口头表达方式，尊重和符合领导的语言表达习惯）；写出层次清晰的话（层次清晰是任何文种的公文之必需）；写出受众愿意听、听得进的话（遵循公文以文辅政、推动工作的实用性原则）。“五多”原则，即1.多举例说明（讲故事；举案例；以“比如”的形式来阐述），让讲话“活”起来。2.多辩证分析（运用马克思主义原理、立场观点方法；运用递进、并列、分合思维方式；分析关系；寻找要素；系统阐述；拓展延伸），让讲话“深”起来。3.多具化要求（提出工作目标任务、路径要求、实施标准；检验标准；成效运用；提醒错误倾向；阐明工作重点；传授工作方法；言明责任奖惩），让讲话“实”起来。4.多谈谈感受（交流对这件事、这项工作的看法和感受；身处、亲历这件事的感想；打动人心的人、事、情），让讲话“亲”起来。5.多讲讲实际（多讲讲本地、本部门的实际；多讲讲实际的难点亮点、亮点弱点，突出问题导向；多讲讲引发共鸣的实情、真情），让讲话“真”起来。
关于如何避免“陷入局部思维”，关键是要锻炼全局思维、养成大局自觉，注重整体地、系统地去观察和分析事物。这里又涉及到思维层次的问题，没有什么捷径可走，惟有刻意地去训练、养成从全局观察和分析事物的思维习惯。
第五步：列出修改清单全面修改。
如果是修改别人的文稿或者说审阅别人的文稿，看起来简单，做起来很难，特别考验水平。改得到位、审得精准，就会让人心服口服，否则就会让人看不起。如果是修改自己的文稿，那就需要智慧、需要勇气。所谓“智慧”，就是要能破除“当局者迷”“只缘身在庐山中”的弊端，破除思维的惯性和定势，需要掌握一定的方法和技巧。所谓“勇气”，那就是要勇于自我革命、自我否定、自我推翻，不要吝惜已付出的努力、不要吝惜写下的文字。这里，主要讲如何修改自己的初稿。
首先，关于修改的幅度，有大改、中改、小改、就稿改稿之分。所谓“大改、中改、小改”，视初稿成熟程度而言。或者，反过来说，要视定稿最终要达到的质量标准而定。所谓“就稿改稿”，一般是事情仓促，来不及“大改、中改、小改”，只有就原有主题、原有框架、原有语言等做些微调而已。
其次，关于修改的范围，我觉得主要有五个方面，
一是围绕是否把握领导意图来修改。
二是围绕是否符合公文使用的场合、身份、对象来修改。
三是围绕是否符合工作规律来修改。
四是围绕是否符合文种规律来修改，或者说围绕公文文种各要素来修改。公文一般有以下6个要素，即主题主旨主线（立意、高度）；结构框架（谋篇布局）；语言表达（措词造句）；标题拟制（大小标题、大小观点）；材料组织（事例列举）；逻辑层次（贯穿以上各要素，无论是主题确定、结构摆布、语言表达、标题拟制、材料组织，都要讲究逻辑层次，合乎逻辑规律）。
五是围绕公文的品位、韵味、境界、格局等更高层次的标准来修改。
最后，关于修改的方法，有专家介绍，要站在领导的角度，甚至假装领导的口气、设想用稿的场合，身临其境地读一读，遇到感觉不畅的地方，就是文稿需要修改的地方。这固然是一种方法，这种方法实则是在修改“是否符合领导意图”；修改语言表达。在这种方法之外，我推荐的方法是：依据上述五个方面的修改范围，来逐一列出修改清单。列清单的过程，就是自我检查的过程。通过有意识、有计划、有目的地去检查修改，通过分步骤地去检查修改，就能破除“当局者迷”的弊端。
综合上述，列出修改清单，可依次从以下十个方面来列：
一是改符合意图情况。即是否符合领导意图，不符合领导意图的，再好的观点、再高的立意也不能用；或者说是否讲出了领导想讲的。
二是改角度或者改符合场合、身份、对象情况。即文稿是否符合使用的场合，是否符合文稿使用者的身份，是否符合文稿受众的需求。
三是改遵循工作规律情况。即不符合工作规律的，要修改；不符合工作所处的时代方位、工作站位、部门定位的，要修改；不符合工作政策要求、上级精神的，要修改；是否讲出了重点内容、讲出了实际难题、讲出了工作亮点；是否具体、实在；是否具备实用性，达到部署工作、强调要求、推动工作、交授方法、传导责任压力等效果。
四是改主题主旨主线（公文的心）。即主旨立意是否高远，主题主线是否集中、鲜明，站位是否高、到位。
五是改结构框架布局（公文的骨骼）。即结构是否合理、合适，是否严密、严整、严谨、逻辑性强，是否有高度、有深度；是否虎头豹尾、起承转合、前后呼应等。如果列提纲到位的话，应该不存在结构框架布局上的问题。
六是改语言表达或者改语言文字（公文的血液）。即措施造句是否精准、恰当，所用语言是否符合文稿使用的场合、符合听众的口味，是否存在啰嗦拖沓或阐述不透彻的问题，是否存在前后重复的问题，等。
七是改标题观点（公文的经脉）。标题即观点，观点即标题。大标题是大观点，小标题是小观点。还有一些没有上标题的观点。观点，就好比人身上的经络，每篇文稿都是通过一个个大大小小的观点，串联成篇。（我经常用的俗语叫“布点”，比如，哪个部分，布哪几个点。）改标题观点，主要是改观点概括得是否准确、是否凝练，是否开门见山、鲜明直接、鲜亮打眼、鲜活生动等。
八是改材料组织（公文的关节）。标题观点是论点，那么材料就是论据，材料组织的过程就是论证的过程。改材料组织，一方面是改材料，即所用的数据、事例，是否恰当、准确、全面、精炼、有时效性；另一方面是改材料组织的方式，是否合理，是否循序渐进、是否过渡自然。
九改逻辑层次。即主题是否管住全篇、大标题是否管住小标题、小标题是否管住内容。
十改文外之意或者改品位格局。即是否有品位、有韵味、有格局、有境界，是否有唯美之意、有感人肺腑之效、有撼动心灵之效、有触动心灵之效，等。
我相信，只要大家按此“十改”来逐一审视初稿，应该能发现初稿中的不足，应该能提升初稿的质量。
补充一句，在“十改”修改法之外，我还琢磨出一个“四思”修改法，其修改的原则，与“十改”大体一致。
“四思”修改法：思考是否符合领导意图；是否符合规律（工作规律和文种规律）；思考是否符合上级要求（重要精神、政策规定、部署安排）；是否符合场合角色（现场感；角色感；时代感,包含时代方位、年份特点等；切忌放之四海而皆准）。
第六步：检查低级错误形成定稿。修改之后，就是最后一步，形成定稿了。定稿前，有必要通篇读3遍，反复检查是否存在错别字，是否存在政治表述不准等方向性错误，是否出现语句不通等低级错误。
我以前在省委组织部借调，他们重视文稿校对的做法和建立差错登记制度的措施，可供我们借鉴，以减少文稿的出错率。
关于重视文稿校对的做法：对起草好的文稿，坚持字斟句酌，大声念出来校对，多番、多人校对，往往校对3至5遍，确保不出现一个标点符号、错别字、表述错误等类的低级失误。这是一种严谨细致、高度负责的“文字匠心”。
关于建立差错登记制度的措施：界定政治性、事实性、一般性、技术性等四类差错，对干部在文稿起草中的差错，分类进行错差登记、公示公开，以达到警醒反思、引以为戒的目的。我认为，这种做法彰显了一种勇于自我革命的气魄和精神，是一种积极纠错改错、对事高度负责的措施和机制。有了这样的机制，文稿的差错自然逐步减少，干部的认真意识和严谨作风也得到了强化。我理解，这是一种倒逼干部人人成为“工匠”的有效机制。

三、实行“六步工作法”的相关补充说明（实行“六步工作法”需要注意什么问题？）【限于时间原因，留到《让写材料变得“轻松”起来（三）》里讲好，敬请继续关注支持，谢谢！】
《让写材料变得“轻松”起来（二）》就交流到这里，希望对大家有所启发、有所帮助。感谢大家的支持，下期见，谢谢！
作者：清水拂心（老秘网公文课堂主讲老师）

参考1：

http://www.jackboo.cn/wiki/doku.php?id=make_writing_materials_easy_1|

来源：老秘网 2020年2月27日15:59:55